Transparens – Tillgänglighet till information

Transparens – Tillgänglighet till information

För att demokrati ska leda till bra beslut ska inte bara makten, utan också kunskapen vara delad. För att alla medlemmar ska kunna använda sin makt på ett klokt och välgrundat sätt så måste föreningens ansvariga också ge dem denna kunskap genom att sprida information. I Sverok sätter vi transparens som ett av de högsta idealen.

För att vara meningsfull måste informationen vara aktuell och bli tillgänglig så snart som möjligt efter att den uppstått. Därför måste protokoll och annat material läggas ut på föreningshemsidan eller liknande så snart det är klart. Desto lättare det är att hitta materialet för medlemmarna desto större chans är det att de läser det och därmed att de ökar sin kunskap om föreningen. En öppen informationsspridning om vad som händer i föreningen, vad styrelsen beslutar och hur det går med ekonomin är ett mycket bra sätt att förhindra ryktesspridning och skitsnack i föreningen. I en slutna organisationer växer misstro och konspirationsteorier fram farligt snabbt.

Ta gärna inspiration ifrån Styrdokumentet för Transparens!

Måste finnas tillgängligt för medlemmarna

  • Årsmötesprotokoll med handlingar, från alla årsmöten som hållits
  • Stadgar
  • Kallelse till årsmöte
  • Handlingar inför årsmöte (verksamhetsberättelse, resultat- & balansräkning, verksamhetsplan, budget, motioner)
  • Styrelsen och kontaktuppgifter till den
  • Regler för turneringar och dyl
  • Styrelseprotokoll och andra styrelsebeslut
    • Om någon anmält jäv vid ett beslut ska det framgå av protokollet

Om något behöver döljas kan den specifika delen klippas ut med angivande av att den klippts ut.

Bör vara hemligt

Det finns olika slags information som bör vara hemlig. Det som styrelsen bedömer som hemligt bör de markera för revisorerna så att dessa kan kontrollera uppgifterna och meddela medlemmarna om det är något konstigt i de hemliga uppgifterna. Utgå ifrån principen av att det alltid ska vara ett aktivt beslut att dölja något.

Exempel på sådant som bör vara hemligt:

  • Information som rör personliga förhållanden, anställningar, känsliga personuppgifter, etc
  • Viktiga avtal med levernatör/kund
  • Personregister enligt lagen PUL