Styrelsen

FÖRENINGEN

Här går vi igenom vad styrelsen har för ansvar i föreningen och vilka roller det finns, men också hur valberedningen arbetar och vad en revisor gör för en förening.

STYRELSENS UPPDRAG

Ansvar

Styrelsen är de personer som fått medlemmarnas förtroende att ansvara för att arbetet med föreningen sköts som det ska. Styrelsen äger absolut inte föreningen, det gör alla medlemmar tillsammans. Styrelsen väljs på årsmötet, och det är också där som medlemmarna bestämmer vad styrelsen ska göra under året. Styrelsen måste finnas tillgänglig för medlemmarna under året med information om vad de gör och genom att lyssna på vad medlemmarna vill. Styrelsen är ansvarig för föreningen och kan vid allvarliga felsteg bli skadeståndsskyldig mot föreningen eller mot annan. Det är viktigt att styrelsen tar sitt uppdrag på allvar.

Hur ser styrelsen ut?

En styrelse måste bestå av minst tre olika personer, men det finns inget maxantal. Vanligtvis är en styrelse mellan fem och nio personer stor. Det finns ingen åldersgräns, varken nedåt eller uppåt, för att vara med i styrelsen. Det viktiga är att man förstår vilket ansvar man har och kan sköta arbetet på ett bra sätt.

Vad gör styrelsen?

Det finns några saker som alltid ingår i styrelsens ansvar. De ska kalla föreningsmedlemmarna till årsmöte och sedan under hela året jobba för att föreningens verksamhet fungerar. De ska sköta medlemsregistrering och rapportera verksamhet till Sverok, samt vara föreningens ansikte utåt. De ska också hantera föreningens pengar på rätt sätt. Därför är det viktigt att de som sitter i styrelsen tar sitt uppdrag på allvar.

Kontakt utåt

Styrelsen väljer en kontaktperson som i första hand sköter all kontakt med Sverok. Personens kontaktuppgifter är offentliga, vilket innebär att om någon vill kontakta föreningen lämnar vi ut dessa uppgifter. Det handlar oftast om någon som vill hitta en förening i närområdet eller inbjudningar till olika arrangemang. När ni vill byta kontaktperson loggar ni in på ebas.sverok.se och ändrar kontaktuppgifterna där.

Personomsättning

Det är viktigt att styrelsen inte är oföränderlig utan att nya personer kommer in vid årsmötena och att olika grupperingar, intressen och idéer inom föreningen får representation i styrelsen. Det måste vara möjligt för medlemmarna att byta ut styrelsen om medlemmarna vill. Det är inte styrelsen som äger föreningen utan det gör alla medlemmar gemensamt.

Det krävs mycket jobb för att driva en förening med mycket verksamhet och aktivitet. För att föreningen ska hålla i längden är det viktigt att ständigt uppmuntra att nya personer kommer in i arbetet. Det är ofta roligare att göra saker tillsammans och kanske kan det till exempel vara roligare för kassören att lära upp en ny lovande kassör istället för att fortsätta bokföra kvitton år ut och år in. Genom att fostra en ny generation föreningsförvaltare ger ni er förening möjlighet till ett betydligt längre liv.

Varför är det bra att vara med i styrelsen?

Att vara med i en styrelse är inte bara extra kul, du lär sig massor också. Det kan vara ledarskap, organisering, ekonomi eller grupparbete; saker som du får mycket plus för i skolan eller när du söker jobb. Det är en jättebra idé att skriva med styrelseuppdraget i sitt CV när du söker jobb, till exempel, eftersom det visar att du är engagerad, kan ta egna initiativ, kan arbeta i grupp och är van vid ansvar.

Dessutom får du en chans att leda föreningen du gillar, att få andra att bli engagerade och få arbeta på en högre nivå med att göra roliga saker inom spelhobbyn. Att vara med i styrelsen innebär också att alla i föreningen vet vem du är och kommer vända sig till dig när de har nya idéer eller vill ha råd om någon aktivitet. Vi rekommenderar alla att prova styrelsearbetet!

STYRELSEPOSTER

Styrelsen i en förening är den grupp människor som blivit utsedda av årsmötet att sköta föreningens till nästa årsmöte. Du kan läsa mer om detta på sidan som handlar om styrelsen.

Här går vi igenom de olika posterna som är vanliga i en styrelse och hur ansvar brukar fördelas. Viktigt att komma ihåg är att ni kan fördela arbetet precis hur ni vill, så länge ni kommer överens om detta. Bara för att de flesta gör på ett sätt betyder det inte att det är rätt för er, så diskutera hur ni vill ha det!

ORDFÖRANDE

Ordföranden representerar föreningen samt ansvarar för samordning och ledning av styrelsens arbete. Det är även ordförandens ansvar att leda föreningen ur ett långsiktigt perspektiv där möjligheter och hot identifieras för att se hur de påverkar förbundet över tid.

Ordförande ansvarar oftast för att:

  • Kalla till styrelsemöten
  • Leda, fördela och inspirera arbetet i styrelsen.
  • Skapa ett arbets- och diskussionsklimat i styrelsen som gör att problem och konflikter förebyggs alternativt hanteras och löses.
  • Representera föreningen mot kommun, Studiefrämjandet, Sverok eller andra samarbeten.
  • Ansvara för att styrelsen uppfyller de stadgeenliga uppgifterna.
  • Kontinuerligt göra avstämningar mot verksamhetsplanen.
  • Ha en god överblick över föreningen och dess verksamhet.

VICE ORDFÖRANDE

Det är inte alla föreningar som har en vice ordförande och det är helt okej. Generellt stöttar vice ordförande och är den som ersätter om ordförande tillfälligt eller långsiktigt inte kan utföra sitt uppdrag.

Vice ordförande ansvarar oftast för att:

  • Ersätta ordföranden vid längre frånvaro.
  • Vara ett stöd och bollplank för ordförande

KASSÖR

Kassörens främsta uppgift är att hålla i föreningens ekonomi, vilket är ett ganska stort område.

Kassören ansvarar oftast för:

  • Att sköta bokföringen
  • Att löpande hålla styrelsen uppdaterad i ekonomiska frågor
  • Söka bidrag
  • Betala räkningar
  • Skriva den ekonomiska berättelsen

SEKRETERARE

Sekreterarens huvuduppgift är att hålla ordning på och tillgängliggöra föreningens formalia för medlemmarna.

Sekreteraren ansvarar oftast för att:

  • Skriva protokoll och göra dem offentliga.
  • Hantera föreningens uppföljning av beslut.
  • Hantera föreningens styrdokument.
  • Hantera föreningens medlemslista
  • Skriva verksamhetsberättelse

LEDAMÖTER

Ledamöter har oftast ingen på förhand bestämd arbetsuppgift, utan deltar aktivt i det som kommer upp.

Som ledamot är det viktigt att:

  • Vara förberedd inför möten
  • Komma med förslag
  • Ta på sig uppgifter löpande

Ersättare eller Suppleant

Vi brukar rekommendera föreningar att inte använda sig av suppleanter/ersättare. Detta för att de förväntas delta lika aktivt i arbetet som vanliga ledamöter och vara lika insatta, utan att ha samma rösträtt. Vi tycker att det är bättre att alla som är med och arbetar i en styrelse har samma möjlighet att påverka.

VALBEREDNING

Valberedningens uppdrag är att till årsmötet föreslå vilka medlemmar som bör väljas till föreningens olika förtroendeposter. Om det finns många kandidater har årsmötet inte möjlighet att göra ingående intervjuer på plats utan därför förbereder valberedningen detta innan mötet. Valberedningen gör sedan en rekommendation som mötet tar ställning till.

En förenings valberedning brukar bestå av tre till fem personer, men kan vara både större och mindre. Antalet avgörs av vad som passar föreningen bäst och kan bero på föreningens storlek och spridning. Många föreningar, ofta mindre sådana, har ingen valberedning alls.

VEM BÖR SITTA I VALBEREDNINGEN?

Vilka egenskaper som värderas hos en valberedare kan variera mellan olika föreningar. En bra grund är sociala och utåtriktade personer som träffar många medlemmar och har breda kontaktnät. Det kan också vara intressant att ha en eller flera personer i valberedningen som tidigare har suttit i föreningens styrelse och som därför har djupare kunskaper om hur styrelsen arbetar och vad uppdraget innebär.

I föreningar med bred verksamhet kan det finnas ett egenvärde i att valberedarna representerar alla olika verksamhetsgrenar, så att kontakter finns åt alla håll, men detta kan givetvis kompenseras av att valberedarna är aktiva och utåtriktade i att träffa många medlemmar under året. I en geografiskt utspridd förening kan det på samma sätt vara värdefullt med en geografiskt representativ valberedning men inte heller detta är någon nödvändighet.

En måste inte ha några särskilda förkunskaper eller någon utbildning för att bli en bra valberedare utan det nödvändigaste kan en lära sig under året.

VAD GÖR VALBEREDNINGEN?

Valberedningen har ett helt år på sig att samla på sig information om föreningen och leta upp lämpliga personer. Det är viktigt att valberedningen börjar arbeta tidigt, gärna ett halvår före årsmötet så att de slipper stressa fram ett förslag precis före årsmötet. Då kan man fråga runt i föreningen vilka som kan tänkas vara intresserade av att vara förtroendevalda i föreningen.

Om föreningen är större och en inte känner alla kan det vara en god idé att informera om att det går att nominera personer till förtroendeposter och vem en i så fall bör ta kontakt med. Är föreningen riktigt stor går det att använda sig av Nominator som utvecklats av Sverok Admin. Det är viktigt att valberedningen låter alla komma till tals och att samtliga nomineringar tas emot och övervägs likvärdigt. Det är nämligen en viktigt uppgift för valberedningen att försöka vara objektiv, och om det finns konflikter inom föreningen bör valberedningen inte ta parti för någon sida.

Som valberedare behöver en veta vilket arbete styrelsen utför. För att kunna ha en god uppfattning om det och om vem som är lämplig att i föreningsstyrelsen är det bra om valberedningen deltar på något styrelsemöte och är med så mycket som möjligt i föreningens verksamhet. Det gäller att skaffa sig en uppfattning om vilka av de förtroendevalda som är duktiga och bör väljas om samt vilka medlemmar i föreningen som skulle kunna passa i styrelsen. Därför består det huvudsakliga arbetet som valberedare att prata med så många som möjligt och ibland övertala en och annan att hen visst skulle passa bra i styrelsen.

En valberedning som tagit som uppdrag på allvar och som på årsmötet kan presentera väl underbyggda förslag får oftast stor uppskattning av medlemmarna och dessutom brukar sådana förslag antas i sin helhet. Därför blir det extra kul att som valberedare göra ett ordentligt jobb och sen se hur föreningen får en extra bra start på det nya verksamhetsåret i och med en riktigt bra styrelse som en själv förslagit!

CHECKLISTA FÖR VALBEREDNINGEN

Efter årsmötet där du blivit vald

  • Utvärdera förra årets arbete (gärna tillsammans med tidigare valberedning). Vad fungerade bra? Vad kan bli bättre? Hur togs valberedningens förslag emot på årsmötet?
  • Gör en tidsplan för det kommande året och utse vilka som är ansvariga. Bra saker som kan ingå i tidsplanen är till exempel vilka aktiviteter valberedningen ska besöka, när och hur nomineringar ska samlas in, när ni ska ha möten, under vilken period ni behöver hålla intervjuer och vilket datum ni räknar med att ert förslag ska vara färdigt.

Löpande under året

  • Besök föreningens aktiviteter. Informera om valberedningens arbete och spana in intressanta medlemmar.
  • Håll er informerade om styrelsens arbete och vad som händer i föreningen och vilka behov som finns för framtiden.

När årsmötet närmar sig

  • Samla in namn och kontaktuppgifter till intressanta kandidater. Ta kontakt med dem och informera dem om vad uppdraget innebär – fråga om de är intresserade.
  • Fundera på hur många personer som behövs till styrelsen nästa år och vilka egenskaper som är viktiga.
  • Intervjua alla som tackat ja till ett uppdrag.
  • Sammanställ ett förslag baserat på intervjuer och er tidigare analys av vilka behov föreningen har.
  • Kontakta alla som ingår i förslaget och låt dem godkänna det innan ni går ut med det offentligt. Kontakta gärna eventuella personer som inte ingår i förslaget men som hade velat göra det så att de är förberedda.
  • Presentera förslaget med en motivering inför och under årsmötet.

Läs mer

För att inspireras kan du också läsa det dokument som valberedningen för förbundet använder sig av. Deras arbete är förstås väldigt omfattande, men kan användas som inspiration.

REVISOR

Föreningens revisor (en eller flera) väljs på årsmötet och har som uppgift att granska styrelsens arbete under året. Revisorn ska kontrollera så att styrelsen följer stadgarna och årsmötets beslut, och att ekonomin hanteras på ett ansvarsfullt sätt. Revisorn är inte med i styrelsen men har rätt att se alla underlag, såväl styrelseprotokoll som bokföring och verifikat (kvitton). Vissa större föreningar väljer att ha en ekonomisk revisor och en verksamhetsrevisor, som sköter olika delar av granskningen.

VEM KAN BLI REVISOR?

Merparten av alla Sverokföreningar har en en revisor som inte är utbildad till eller jobbar som revisor, denna kallas för lekmannarevisor (för att skilja den från de professionella revisorerna). Det är däremot en fördel att välja någon som har erfarenhet av ekonomi och föreningskunskap så att personen vet vad den ska titta efter i sin granskning. En grundläggande krav är att revisorn inte bör vara släkt med eller ihop med någon i styrelsen, den måste vara oberoende för att medlemmarna ska ha förtroende för revisorns kontroller. Revisorn bör dessutom vara myndig, men behöver inte vara medlem i föreningen.

SKYLDIGHETER SOM REVISOR

En ideell revisor har två skyldigheter: tystnadsplikt och upplysningsskyldighet.

  • Tystnadsplikt innebär att revisorn inte får sprida vidare någon känslig information som hen har sett eller hört från styrelsen, styrelsens protokoll eller andra handlingar. Revisorn får till exempel inte berätta om saker hen läst i styrelsens interna kommunikation, om dessa inte är relevanta för upplysningsskyldigheten.
  • Upplysningsskyldighet innebär att revisorn är skyldig att berätta för medlemmarna, oftast på årsmötet, om hur styrelsen har hanterat förvaltningen av föreningen och om det har skett någonting olämpligt.

En godkänd eller auktoriserad revisor omfattas även av anmälningsplikt, men detta gäller inte ideella revisorer. Det innebär att revisorn är skyldig att polisanmäla vid misstanke om brott i föreningens bokföring. Även en ideell revisor kan göra detta men det är inte ett krav.

När året närmar sig sitt slut och all revision är färdig skriver revisorn en revisionsberättelse till årsmötet. Det är ett brev till medlemmarna där revisorn berättar hur styrelsen har skött sig. Om revisorerna har några särskilda saker att anmärka på kan de skriva det här. Om något är fel men kan åtgärdas ska revisorn i första hand tala om det för styrelsen. Små förseelser brukar inte tas upp i revisionsberättelsen, utan diskuteras personligen mellan revisorn och styrelsen. Om felet är allvarligt och/eller inte åtgärdas ska revisorn berätta det för medlemmarna på årsmötet. Då skriver man om problemen i revisionsberättelsen.

ANSVARSFRIHET

I anslutning till revisionsberättelsen brukar revisorerna rekommendera till årsmötet om den avgående styrelsen ska få ansvarsfrihet eller inte. Ansvarsfrihet innebär att styrelsen inte längre är ansvarig för vad som har hänt i föreningen och den nyvalda styrelsen tar istället över ansvaret.

Om det kommer fram i efterhand att styrelsen har undanhållit information så gäller ansvarsfriheten inte för detta, den gäller bara sådant som presenterats för revisorn och årsmötet.

EXTRA ÅRSMÖTE

Om styrelsen begår mycket allvarliga fel kan revisorn ensam besluta att kalla till ett extra årsmöte för att diskutera problemet och kanske välja en ny styrelse. Detta kan till exempel handla om en styrelse som agerar mycket vårdslöst och inte betalar föreningens räkningar, en styrelse som låter bli att kalla till årsmöte eller en styrelse som agerar tvärt mot årsmötets vilja i viktiga frågor. Om styrelsen inte vill samarbeta kan revisorn få hjälp av Sverok för att kontakta medlemmarna.

MER INFO

Under guider här på medlemsportalen hittar du en genomgång av hur du gör revision och under mallar och checklistor hittar du exempel på revisionsberättelser.