Styrelsen

Här går vi igenom vad styrelsen har för ansvar i föreningen och vilka roller det finns, men också hur valberedningen arbetar och vad en revisor gör för en förening.

Styrelsen är de personer som fått medlemmarnas förtroende att ansvara för att arbetet med föreningen sköts som det ska. Styrelsen äger absolut inte föreningen, det gör alla medlemmar tillsammans. Styrelsen väljs på årsmötet, och det är också där som medlemmarna bestämmer vad styrelsen ska göra under året. Styrelsen måste finnas tillgänglig för medlemmarna under året med information om vad de gör och genom att lyssna på vad medlemmarna vill. Styrelsen är ansvarig för föreningen och kan vid allvarliga felsteg bli skadeståndsskyldig mot föreningen eller mot annan. Det är viktigt att styrelsen tar sitt uppdrag på allvar.

En styrelse måste bestå av minst tre olika personer, men det finns inget maxantal. Vanligtvis är en styrelse mellan fem och nio personer stor. Det finns ingen åldersgräns, varken nedåt eller uppåt, för att vara med i styrelsen. Det viktiga är att man förstår vilket ansvar man har och kan sköta arbetet på ett bra sätt.

Det finns några saker som alltid ingår i styrelsens ansvar. De ska kalla föreningsmedlemmarna till årsmöte och sedan under hela året jobba för att föreningens verksamhet fungerar. De ska sköta medlemsregistrering och rapportera verksamhet till Sverok, samt vara föreningens ansikte utåt. De ska också hantera föreningens pengar på rätt sätt. Därför är det viktigt att de som sitter i styrelsen tar sitt uppdrag på allvar.

Styrelsen väljer en kontaktperson som i första hand sköter all kontakt med Sverok. Personens kontaktuppgifter är offentliga, vilket innebär att om någon vill kontakta föreningen lämnar vi ut dessa uppgifter. Det handlar oftast om någon som vill hitta en förening i närområdet eller inbjudningar till olika arrangemang. När ni vill byta kontaktperson loggar ni in på ebas.sverok.se och ändrar kontaktuppgifterna där.

Det är viktigt att styrelsen inte är oföränderlig utan att nya personer kommer in vid årsmötena och att olika grupperingar, intressen och idéer inom föreningen får representation i styrelsen. Det måste vara möjligt för medlemmarna att byta ut styrelsen om medlemmarna vill. Det är inte styrelsen som äger föreningen utan det gör alla medlemmar gemensamt.

Det krävs mycket jobb för att driva en förening med mycket verksamhet och aktivitet. För att föreningen ska hålla i längden är det viktigt att ständigt uppmuntra att nya personer kommer in i arbetet. Det är ofta roligare att göra saker tillsammans och kanske kan det till exempel vara roligare för kassören att lära upp en ny lovande kassör istället för att fortsätta bokföra kvitton år ut och år in. Genom att fostra en ny generation föreningsförvaltare ger ni er förening möjlighet till ett betydligt längre liv.

Att vara med i en styrelse är inte bara extra kul, du lär sig massor också. Det kan vara ledarskap, organisering, ekonomi eller grupparbete; saker som du får mycket plus för i skolan eller när du söker jobb. Det är en jättebra idé att skriva med styrelseuppdraget i sitt CV när du söker jobb, till exempel, eftersom det visar att du är engagerad, kan ta egna initiativ, kan arbeta i grupp och är van vid ansvar.

Dessutom får du en chans att leda föreningen du gillar, att få andra att bli engagerade och få arbeta på en högre nivå med att göra roliga saker inom spelhobbyn. Att vara med i styrelsen innebär också att alla i föreningen vet vem du är och kommer vända sig till dig när de har nya idéer eller vill ha råd om någon aktivitet. Vi rekommenderar alla att prova styrelsearbetet!

Ordföranden representerar föreningen samt ansvarar för samordning och ledning av styrelsens arbete. Det är även ordförandens ansvar att leda föreningen ur ett långsiktigt perspektiv där möjligheter och hot identifieras för att se hur de påverkar förbundet över tid.

Ordförande ansvarar oftast för att:

• Kalla till styrelsemöten
• Leda, fördela och inspirera arbetet i styrelsen.
• Skapa ett arbets- och diskussionsklimat i styrelsen som gör att problem och konflikter förebyggs alternativt hanteras och löses.
• Representera föreningen mot kommun, Studiefrämjandet, Sverok eller andra samarbeten.
• Ansvara för att styrelsen uppfyller de stadgeenliga uppgifterna.
• Kontinuerligt göra avstämningar mot verksamhetsplanen.
• Ha en god överblick över föreningen och dess verksamhet.

Vi brukar rekommendera föreningar att inte använda sig av suppleanter/ersättare. Detta för att de förväntas delta lika aktivt i arbetet som vanliga ledamöter och vara lika insatta, utan att ha samma rösträtt. Vi tycker att det är bättre att alla som är med och arbetar i en styrelse har samma möjlighet att påverka.

Valberedningens uppdrag är att till årsmötet föreslå vilka medlemmar som bör väljas till föreningens olika förtroendeposter. Om det finns många kandidater har årsmötet inte möjlighet att göra ingående intervjuer på plats utan därför förbereder valberedningen detta innan mötet. Valberedningen gör sedan en rekommendation som mötet tar ställning till.

En förenings valberedning brukar bestå av tre till fem personer, men kan vara både större och mindre. Antalet avgörs av vad som passar föreningen bäst och kan bero på föreningens storlek och spridning. Många föreningar, ofta mindre sådana, har ingen valberedning alls.

I anslutning till revisionsberättelsen brukar revisorerna rekommendera till årsmötet om den avgående styrelsen ska få ansvarsfrihet eller inte. Ansvarsfrihet innebär att styrelsen inte längre är ansvarig för vad som har hänt i föreningen och den nyvalda styrelsen tar istället över ansvaret.

Om det kommer fram i efterhand att styrelsen har undanhållit information så gäller ansvarsfriheten inte för detta, den gäller bara sådant som presenterats för revisorn och årsmötet.

Om styrelsen begår mycket allvarliga fel kan revisorn ensam besluta att kalla till ett extra årsmöte för att diskutera problemet och kanske välja en ny styrelse. Detta kan till exempel handla om en styrelse som agerar mycket vårdslöst och inte betalar föreningens räkningar, en styrelse som låter bli att kalla till årsmöte eller en styrelse som agerar tvärt mot årsmötets vilja i viktiga frågor. Om styrelsen inte vill samarbeta kan revisorn få hjälp av Sverok för att kontakta medlemmarna.