Krav från Sverok

Vi vill att det ska vara enkelt att vara med i Sverok. På så sätt kan ni fokusera på det ni tycker är roligt – spela, skapa och umgås med varandra. Men vi ställer samtidigt krav på er förening, krav som kan vara bra för er förening att känna till. Som förening behöver ni…

…rapportera

Det som ska rapporteras är:

 

  • Vilka som är medlemmar i föreningen under nuvarande år
  • När ni hade ert årsmöte och vilka som valdes till styrelsen på det årsmötet
  • Är ni intresserade av att söka bidrag så behöver ni även rapportera vilken verksamhet ni haft.
  • Rapporterna sker genom att ni loggar in på ebas.sverok.se och skriver in alla uppgifter där.

Använd gärna onlineregistreringen av medlemmarna så kan de själva skriva in sina personuppgifter direkt i eBas. Genom eBas kan ni dessutom årligen skicka ett mail till de som är medlemmar sedan tidigare så att de kan återregistrera sig i er förening. De här funktionerna hittar ni under alternativet ”Medlemmar” i eBas.

 

Läs mer om rapportering i eBas nedan.

Alla föreningar måste varje år ha ett årsmöte. Där bestämmer ni vad föreningen ska göra under det kommande året och väljer personer till er styrelse och andra förtroendeuppdrag.

Som Sverokförening behöver ni sedan göra en årsmötesrapport i eBas, för att berätta att ni haft ert årsmöte och vilka som nu är föreningens kontaktpersoner. Årsmötesrapporten ska alla föreningar göra, oavsett om ni får föreningsbidrag från Sverok eller inte.

Så här gör ni för att skicka in er årsmötesrapport:
  1. Logga in i eBas och välj Årsmöte > Årsmötesrapport i menyn till vänster.
  2. Klicka på knappen Skapa ny årsmötesrapport och fyll i formuläret som då dyker upp. Avsluta med att klicka på Spara.



OBS. Om ni ska rapportera för förra året behöver ni allra först byta år, i rullisten uppe till vänster.
Det bästa sättet att rapportera in era medlemmar är att använda Onlineregistreringen. Då blir det enkelt för föreningens medlemmar att förnya sitt medlemskap i början av varje år, och nya medlemmar skriver själva in sina uppgifter så de hamnar direkt i eBas.

Att använda onlineregistreringen går till så här:
  1. Logga in i eBas och välj Medlemmar > Onlineregistrering i menyn till vänster.
  2. Klicka i rutan Aktivera onlineregistrering. Då skapas en unik registreringssida för er förening och länken dit dyker upp under aktiveringsrutan. Länken kan ni sprida som ni vill och använda när ni rekryterar nya medlemmar.



För att bjuda in era medlemmar att förnya sitt medlemskap vid årsskiftet gör ni så här:
  1. Logga in i eBas och börja med att aktivera onlineregistreringen enligt instruktionen här ovanför.
  2. Välj sedan Medlemmar > Medlemslistan i menyn till vänster.
  3. Klicka på knappen Inbjudningar till förra årets medlemmar och följ sedan instruktionerna för att skicka ut inbjudningar.


Alla som registrerar sig som medlemmar hamnar på föreningens granskningslista i eBas. Granskningslistan hittar ni genom att välja Medlemmar > Granska nya. Klicka på Spara samtliga för att spara över alla som registrerat sig till er medlemslista.

Förutom onlineregistreringen finns flera sätt att föra in medlemmar i eBas manuellt. Kontakta förbundskansliet om ni vill veta mer om hur det går till.
För att kunna få föreningsbidrag från Sverok behöver ni varje år fylla i en Verksamhetsrapport. Där berättar ni om vad ni gjort tillsammans i föreningen. Verksamhetsrapporten kan fyllas i när som helst under året. För att bli godkänd ska den innehålla beskrivning av minst två genomförda aktiviteter i föreningen, som skett med minst en veckas mellanrum.

    Så här gör ni för att fylla i verksamhetsrapporten:
    1. Logga in i eBas och välj Verksamhet > Verksamhetsrapport i menyn till vänster
    2. Klicka på knappen Skapa ny verksamhetsrapport och följ instruktionerna



    OBS. Om ni ska rapportera för förra året behöver ni allra först byta år, i rullisten uppe till vänster.

…vara verksamma

Den mest grundläggande orsaken till varför ni har en förening är att ni vill göra något tillsammans och det är också orsaken till att Sverok får bidrag från MUCF (Myndigheten för Ungdoms- och Civilsamhällesfrågor) för att dela ut till alla föreningar. Vi vill varje år veta att ni är aktiva i föreningen med det menas att ni har årsmöte och att ni har någon typ av verksamhet. Verksamheten kan vara allt ifrån att ni träffas och spelar spel några gånger om året till att ni åker på eller förbereder inför något arrangemang som har med spel att göra.

…följ era stadgar

Stadgarna är en sorts regelbok för hur ni ska sköta föreningen. Det är en överenskommelse mellan alla föreningens medlemmar som de ska godkänna när de går med i föreningen. Dyker det upp en fråga om hur något i föreningen ska göras finns svaret ofta i stadgarna. På infobank@sverok.se finns standardstadgar med förklarande kommentarer, som ni kan läsa om ni undrar vad något betyder eller varför det är med.

…sköta er föreningsekonomi

Omfattningen av det ekonomiska arbetet i Sveroks föreningar varierar kraftigt, beroende på bland annat verksamhet och storlek. Det finns dock några allmänna tips som är bra för alla föreningar:

Se till att det finns kvitton/verifikat på alla kostnader och intäkter som föreningen har. Förvara dessa i en pärm. Anteckna varje kostnad eller intäkt föreningen har, förslagsvis i ett exceldokument, tillsammans med datum och belopp för att smidigt kunna hålla koll på er ekonomi. Det kan vara bra att numrera varje händelse i exceldokumentet och samtidigt ge det tillhörande kvittot i pärmen samma nummer. Detta kallas bokföring. När man bokför är det också viktigt att ha koll på om någon är skyldig föreningen pengar eller om föreningen har en skuld till någon.
Ha ett genomtänkt system för handkassor så att det är lätt att följa upp vem som har lagt ut vad för föreningens räkning. Låt personen som har en handkassa skriva under på vilken summa han/hon mottagit, så ni alla kommer ihåg vilka pengar som finns hos vem.

Utse attestanter. Attestanter är de personer som har rätt att godkänna utbetalningar av föreningens pengar. Det är vanligt att föreningens ordförande och kassör är attestanter. Dessa ska inte förväxlas med firmatecknare, som har rätt att teckna avtal i föreningens namn, (även om samma personer har båda uppgifterna i de flesta föreningar).

Om ni känner er osäkra på något som gäller föreningsekonomi så får ni mer än gärna vända er till Sverok för hjälp. Alla frågor är välkomna!

 

Hjälp och bra tips finns på följande ställen:

Infobanken – På Sveroks wiki ligger flertalet dokument uppe. En del av dem beskriver olika regler som kan vara relevanta för föreningar medan andra ger tips om hur man bör arbeta med sin ekonomi.
Kurser – Under 2017 kommer vi ta samla och ta fram fler filmer som tar upp grunderna i föreningsekonomi och bokföring.
Telefon och e-post – Ni får naturligtvis gärna kontakta Sveroks förbundskansli på nummer 013 – 14 06 00 eller mejla på info@sverok.se.

…delta i kontroller

Om en förening får Ungdomsföreningsbidraget kan det ske flera kontroller. En medlem som går med i en förening ska själv göra ett aktivt ställningstagande om detta samt så behöver medlemmen fortsättningsvis aktivt förnya sitt medlemskap i föreningen varje år. När en förening har lagt in medlemmar i eBas för gällande år så gör vi därför en stickprovskontroll där vi ringer eller sms:ar till en eller flera slumpvis valda medlemmar i föreningen som blir tillfrågade om de är med i föreningen. Utifrån dessa svar avgör vi om medlemmarna kan räknas eller inte.

När föreningen når 500 medlemmar är det viktigt att föreningen kan uppvisa en hög demokratisk och ekonomisk mognad. För att hjälpa föreningen att lyckas med det ber Sverok föreningens styrelse att skicka in årsmötesprotokoll, bokföring, kontoutdrag och andra relevanta dokument för avstämning. Sedan gör Sverok och styrelsen tillsammans en plan för hur föreningen ska arbeta med att utveckla föreningens demokrati och ekonomi under det kommande året. Varje år sker en uppföljning av hur det gått.

…vara demokratiska

I en förening som har en levande demokrati utvecklar medlemmarna föreningen till att hela tiden bli allt bättre. Alla föreningar inom Sverok måste vara demokratiska. Det ser man lättast i en förenings stadgar, men vi kontrollerar även på andra sätt att våra föreningar tar ansvar för sina medlemmar. Det är viktigt att de som sitter i styrelsen lyssnar på medlemmarna.

Det är även styrelsens ansvar att informera alla medlemmar om vad som händer i föreningen och hur de kan använda sin yttranderätt och sin rösträtt. Vår föreningsutvecklare arbetar med att hjälpa föreningar att hitta nya vägar att bli mer demokratiska. Det är särskilt viktigt i föreningar som växer snabbt eller där samma personer styrt föreningen under flera år. Då kan det behövas ny inspiration för att upprätthålla en levande demokrati.