Krav från Sverok

Vi vill att det ska vara enkelt att vara med i Sverok. På så sätt kan ni fokusera på det ni tycker är roligt – spela, skapa och umgås med varandra. Men vi ställer samtidigt krav på er förening, krav som kan vara bra för er förening att känna till. Som förening behöver ni…

…rapportera

Det som ska rapporteras är:

 

  • Vilka som är medlemmar i föreningen under nuvarande år
  • När ni hade ert årsmöte och vilka som valdes till styrelsen på det årsmötet
  • Är ni intresserade av att söka bidrag så behöver ni även rapportera vilken verksamhet ni haft.
  • Rapporten sker genom att ni loggar in på ebas.sverok.se och skriver in alla uppgifter där.

Använd gärna onlineregistreringen av medlemmarna så kan de själva skriva in sina personuppgifter direkt i eBas. Genom eBas kan ni dessutom årligen skicka ett mail till de som är medlemmar sedan tidigare så att de kan återregistrera sig i er förening. De här funktionerna hittar ni under alternativet ”Medlemmar” i eBas.

 

Läs mer om rapportering i ebas nedan.

Medlemskapet i en förening behöver förnyas årligen, därför behöver ni föra in era medlemmar i eBas på nytt varje år. Det finns flera sätt att rapportera in era medlemmar på i eBas. Först behöver ni klicka på alternativet ”Medlemmar” i menyn till vänster. Flera alternativ blir då synliga.  
  1. På ”Medlemslistan” ser ni alla medlemmar som redan är inlagda på er medlemslista, här kan ni också skriva in medlemmar en och en. Ni kan också skriva in medlemmar en och en genom att klicka på alternativet ”Skriv in enstaka”
  2. ”Ladda upp lista”, på denna sida kan ni ladda upp en excel-fil med era medlemmars uppgifter i, se bara till att listan är formaterad på samma sätt som mallen ni hittar på sidan.
  3. Det finns också en funktion i eBas där medlemmarna kan få mata in sina uppgifter själva i ett formulär så hamnar de direkt i eBas. Ni sätter igång funktionen på sidan ”Onlineregistrering”, medlemmarna hamnar sedan på sidan ”Granska nya” där ni kan kontrollera att alla uppgifter är rätt innan ni sparar ner dem till medlemslistan. Har ni igång onlineregistreringen så finns det även en funktion där ni kan skicka ut ett mail till de medlemmar som var på er medlemslista förra året, då får de en mailad länk med delar av deras uppgifter redan ifyllda.
Varje år behöver ni ha ett årsmöte där ni bland annat väljer en ny styrelse. Vi behöver få in kontaktuppgifterna till personerna i den nya styrelsen, bland annat så att vi kan skicka ut viktig information till rätt personer i er förening. Det spelar ingen roll när på året ni har årsmötet (eller vilket verksamhetsår ni har) men ni behöver ha haft minst ett årsmöte och rapporterat in detta absolut senast den 31 december. Ju tidigare under året ni har årsmötet och rapporterar in det till oss desto bättre är det dock. Rapporterar in årsmöte till oss gör ni på sidan ”Årsmötesrapport” i eBas som ni hittar om ni klickar på menyalternativet ”Årsmöte” och sedan på alternativet ”Årsmötesrapport”. Klicka på den stora knappen ”Skapa ny årsmötesrapport” och du kommer till ett formulär. I detta formulär behöver ni fylla i följande:  
 
  1. Datum som ni hade ert årsmöte på
  2. Eventuell beslutad medlemsavgift för året (har ni ingen medlemsavgift skriver ni bara 0)
  3. Personuppgifterna för de personer som ni valde till er styrelse, revisor samt eventuell valberedning. Om ni klickar på knappen ”Hämta medlem” så kan ni söka upp personen ni vill lägga till i er medlemslista så slipper ni mata in alla uppgifterna själva. Har ni många poster i styrelsen så kan ni lägga till fler genom att klicka på knappen ”Lägg till styrelsemedlem”
  4. Ändrade ni era stadgar på mötet så behöver ni kryssa i den lilla kryssrutan (och sedan lägga in era nya stadgar i eBas när skickat in årsmötesrapporten). Gjorde ni inget med era stadgar så låter ni bara kryssrutan vara.
  5. Om ni utsåg en ny kontaktperson till föreningen så anger ni den personens uppgifter
  6. Längst ner behöver ni läsa igenom texten och kryssa i den lilla kryssrutan
  7. Klicka på knappen ”Spara årsmötesrapporten” för att skicka in den till Sverok. Har ni inte haft årsmöte än? Här finns en guide för hur ni går tillväga.
Rapportera verksamhet behöver ni endast göra om ni är intresserade av att söka bidrag av Sverok. Syftet med att rapportera verksamhet är att vi vill se att ni har verksamhet i er förening och att den verksamheten har något med Sveroks olika verksamhetsområden att göra. I eBas förekommer begreppet ”Verksamhetsrapport” flera gånger, observera att detta inte är detsamma som en verksamhetsplan eller verksamhetsberättelse som ni tar fram till ert årsmöte. I verksamhetsrapporten skriver ni väldigt kort om vad ni har gjort hittills under året (det räcker med några meningar), det behöver vara faktiska saker ni har gjort som ni behöver ta upp (inte saker ni planerar att göra) men det går också bra att ta upp om ni förberett er för exempelvis ett lajv eller lan. För att rapportera er verksamhet i eBas så klickar ni på alternativet ”Verksamhet” i menyn och sedan på ”Verksamhetsrapport”. Klicka sedan på den stora knappen ”Skapa ny verksamhetsrapport”. På sidan ni kommer till så behöver ni göra följande:
  1. Först kryssar ni i de verksamhetsområden som ni sysslat med under det år som ni rapporterar för.
  2. I rutan under till vänster så skriver ni kort om vad ni har gjort hittills under året. Det räcker med några meningar. Har ni inte gjort något under året än så behöver ni vänta med att skicka in rapporten tills ni haft lite verksamhet.
  3. Ibland gör vi kontroller när vi ringer slumpvist valda medlemmar i en förening, i rutan till höger skriver kan ni skriva något som är bra för våra ringare att känna till om er förening.
  4. Frågorna i rutan som heter ”Övriga frågor” är frivilliga att kryssa i.
  5. Frågorna om totalt medlemsantal vid årets slut är obligatoriska att svara på.
  6. Något som är viktigt är att ni har haft verksamhet vid två olika tillfällen under året med minst en veckas mellanrum, längst ner på sidan behöver ni intyga att så är fallet innan ni kan skicka in rapporten.

…vara verksamma

Den mest grundläggande orsaken till varför ni har en förening är att ni vill göra något tillsammans och det är också orsaken till att Sverok får bidrag från MUCF (Myndigheten för Ungdoms- och Civilsamhällesfrågor) för att dela ut till alla föreningar. Vi vill varje år veta att ni är aktiva i föreningen med det menas att ni har årsmöte och att ni har någon typ av verksamhet. Verksamheten kan vara allt ifrån att ni träffas och spelar spel några gånger om året till att ni åker på eller förbereder inför något arrangemang som har med spel att göra.

…följ era stadgar

Stadgarna är en sorts regelbok för hur ni ska sköta föreningen. Det är en överenskommelse mellan alla föreningens medlemmar som de ska godkänna när de går med i föreningen. Dyker det upp en fråga om hur något i föreningen ska göras finns svaret ofta i stadgarna. På infobank@sverok.se finns standardstadgar med förklarande kommentarer, som ni kan läsa om ni undrar vad något betyder eller varför det är med.

…sköta er föreningsekonomi

Omfattningen av det ekonomiska arbetet i Sveroks föreningar varierar kraftigt, beroende på bland annat verksamhet och storlek. Det finns dock några allmänna tips som är bra för alla föreningar:

Se till att det finns kvitton/verifikat på alla kostnader och intäkter som föreningen har. Förvara dessa i en pärm. Anteckna varje kostnad eller intäkt föreningen har, förslagsvis i ett exceldokument, tillsammans med datum och belopp för att smidigt kunna hålla koll på er ekonomi. Det kan vara bra att numrera varje händelse i exceldokumentet och samtidigt ge det tillhörande kvittot i pärmen samma nummer. Detta kallas bokföring. När man bokför är det också viktigt att ha koll på om någon är skyldig föreningen pengar eller om föreningen har en skuld till någon.
Ha ett genomtänkt system för handkassor så att det är lätt att följa upp vem som har lagt ut vad för föreningens räkning. Låt personen som har en handkassa skriva under på vilken summa han/hon mottagit, så ni alla kommer ihåg vilka pengar som finns hos vem.

Utse attestanter. Attestanter är de personer som har rätt att godkänna utbetalningar av föreningens pengar. Det är vanligt att föreningens ordförande och kassör är attestanter. Dessa ska inte förväxlas med firmatecknare, som har rätt att teckna avtal i föreningens namn, (även om samma personer har båda uppgifterna i de flesta föreningar).

Om ni känner er osäkra på något som gäller föreningsekonomi så får ni mer än gärna vända er till Sverok för hjälp. Alla frågor är välkomna!

 

Hjälp och bra tips finns på följande ställen:

Infobanken – På Sveroks wiki ligger flertalet dokument uppe. En del av dem beskriver olika regler som kan vara relevanta för föreningar medan andra ger tips om hur man bör arbeta med sin ekonomi.
Kurser – Under 2017 kommer vi ta samla och ta fram fler filmer som tar upp grunderna i föreningsekonomi och bokföring.
Telefon och e-post – Ni får naturligtvis gärna kontakta Sveroks förbundskansli på nummer 013 – 14 06 00 eller mejla på info@sverok.se.

…delta i kontroller

Om en förening får Ungdomsföreningsbidraget kan det ske flera kontroller. En medlem som går med i en förening ska själv göra ett aktivt ställningstagande om detta samt så behöver medlemmen fortsättningsvis aktivt förnya sitt medlemskap i föreningen varje år. När en förening har lagt in medlemmar i eBas för gällande år så gör vi därför en stickprovskontroll där vi ringer upp en eller flera slumpvis valda medlemmar i föreningen som blir tillfrågade om de är med i föreningen. Utifrån dessa svar avgör vi om medlemmarna kan räknas eller inte.

När föreningen når 500 medlemmar är det viktigt att föreningen kan uppvisa en hög demokratisk och ekonomisk mognad. För att hjälpa föreningen att lyckas med det ber Sverok föreningens styrelse att skicka in årsmötesprotokoll, bokföring, kontoutdrag och andra relevanta dokument för avstämning. Sedan gör Sverok och styrelsen tillsammans en plan för hur föreningen ska arbeta med att utveckla föreningens demokrati och ekonomi under det kommande året. Varje år sker en uppföljning av hur det gått.

…vara demokratiska

I en förening som har en levande demokrati utvecklar medlemmarna föreningen till att hela tiden bli allt bättre. Alla föreningar inom Sverok måste vara demokratiska. Det ser man lättast i en förenings stadgar, men vi kontrollerar även på andra sätt att våra föreningar tar ansvar för sina medlemmar. Det är viktigt att de som sitter i styrelsen lyssnar på medlemmarna.

Det är även styrelsens ansvar att informera alla medlemmar om vad som händer i föreningen och hur de kan använda sin yttranderätt och sin rösträtt. Vår föreningsutvecklare arbetar med att hjälpa föreningar att hitta nya vägar att bli mer demokratiska. Det är särskilt viktigt i föreningar som växer snabbt eller där samma personer styrt föreningen under flera år. Då kan det behövas ny inspiration för att upprätthålla en levande demokrati.