Forumårsmöte

Forumårsmöte

Många föreningar har ett forum för den interna dialogen mellan medlemmarna. En möjlighet är att använda detta forum för årsmöte. Genom att medlemmarna redan har personliga inloggningar på forumet är det lätt att säkerställa att enbart medlemmarna deltar i debatt och beslut.

För att hålla ett sådant årsmöte kan man öppna en eller flera trådar där de olika frågorna på mötets dagordning kan diskuteras. I trådarna kan också nya förslag formuleras. Man kan hålla flera debatter uppe samtidigt eller ta dem en efter en.

 

Föreningar som har provat denna modell har generellt varit ganska nöjda men det har krävt att årsmötesmoderatorn/mötesordföranden är aktiv och sköter trådarna och lägger upp polls när det behövs. I något fall har ett forumårsmöte tagit uppemot 2 månader och andra gånger bara någon vecka men generellt bör det vara lite längre. Piratpartiet höll sitt årsmöte 2008 som ett forummöte som bara pågick i två dagar och det ledde till en rad problem.

Fördelar

  • Enkelt tekniskt med befintligt forum
  • Billigt, inga resor
  • Tillgängligt, medlemmarna behöver inte passa en viss tid för att kunna vara med på mötet eftersom det pågår under flera dagar

Nackdelar

  • Debatter på forum kan ta väldigt lång tid och lätt bli upprepande
  • Mötet kan dra ut på tiden så att medlemmarna tappar intresset
  • Medlemmarna tenderar att endast rösta i de frågor där de är extra intresserade vilket gör att viktiga men mindre intressanta frågor kan avgöras av några enstaka medlemmar
  • Stora krav ställs på moderatorer/mötesordföranden

Genomförande

Nedan följer en detaljerad beskrivning av hur ett forumårsmöte bör genomföras och samt vad man bör tänka på under arbetets gång.

Krav på forumet

För att mötet ska fungera bra måste några krav ställas på det forumsystem som används. Bra är det om det är samma forumsystem om redan används av föreningens medlemmar i deras vanliga interna kommunikation men om det inte är lämpligt kan givetvis ett särskilt forum sättas upp för årsmötet.

  • Alla de vanliga funktionerna ska finnas som att skapa trådar, flytta inlägg, skriva inlägg, redigera sitt inlägg, ta bort inlägg, låsa trådar, stänga av användare etc etc.
  • Omröstningar
  • Det måste gå att lägga in en omröstning/poll
  • Det måste gå att tidsstyra när en poll ska öppna och stänga
  • Det måste gå att kontrollera och ändra sin röst efter att man lagt den fram till att omröstningen stänger
  • Det ska inte gå att se hur röstningen går förrän röstningen stängt
  • Loggning och kontroll. Det är viktigt att forumet modereras på ett ansvarsfullt sätt. Helst ska forumet logga allt som händer så att revisorer eller mötets justerare kan gå igenom loggen för att se att ingen fuskat eller påverkat mötet
  • Deltagare måste kunna begära e-postpåminnelse när en omröstning öppnas för röstning

Inbjudningar – kallelse

Alla medlemmar ska kallas till mötet i god tid. Stadgarna anger hur långt innan mötet som information om mötet ska skickas ut. Lämpligen skickas länk och inloggningsuppgifter med redan i kallelsen. Dessa kan också komma senare om forumet inte är helt klart.

Det är också lämpligt att påminna medlemmarna med en tydlig påminnelse på hemsidan dagarna innan mötet och ett extra pm, mail eller dylikt när mötet börjar. Exempel på kallelse:

Hej,

Detta är en kallelse till Spelföreningen Zapps årsmöte 2008.

Årsmötet kommer i år att hållas över nätet på vårt forum eftersom vi hoppas på ett större deltagande från föreningens medlemmar på det viset. Delta i årsmötet och bestäm bland annat vad för kul vi ska hitta på tillsammans! Blir det LAN likt det föreningen höll förra året eller är ni kanske mer sugna på Paintball eller något annat? Gör din röst hörd! Vi har 112 000 kr att spendera det kommande året och det är på årsmötet vi bestämmer hur de ska användas.

Årsmötet kommer att starta klockan 12:00 tisdagen den 31:a maj 2008, med andra ord kommer forumet för årsmötet att bli åtkomligt vid denna tidpunkt. Årsmötet kommer att hålla igång tills dagordningen har behandlats, vilket kan ta allt från några dagar till några veckor.

Forumet kommer att bli synligt för dig som medlem genom att du loggar in på föreningens hemsida när årsmötet har öppnat. Mer information om hur årsmötet kommer att gå till och regler för detta kommer även att finnas tillgängliga där.

Du kommer att få inloggningsuppgifter till det speciella årsmötesforumet per e-post under vecka 21.

Med vänliga hälsningar, Stina och Ahmed för Spelföreningen Zapps styrelse

Funktionärer/Moderatorer

Ett IRL-årsmöte leds vanligen av en eller flera mötesordföranden som har fått mötets uppdrag att hålla ordning på mötet och fördela vem som ska få prata i tur och ordning. På ett forumårsmöte blir rollen som mötesordförande lite annorlunda. Den påminner mer om rollen moderatorer har i vanliga forum. Det är dock väldigt viktigt att mötesordföranden/mötesmoderatorn är en speciellt utvald person som många medlemmar har förtroende för. En mötesmoderator måste hela tiden fokusera på de demokratiska principer som styr årsmötet. Mötesmoderatorn bör inte vara för nära lierad med varken styrelsen eller någon högljudd falang inom föreningen. Det bör vara en pålitlig person som har integritet och tar sig ansvar på allvar.

Mötesmoderatorns uppgifter är flera och några av dem kan vid stora forumårsmöten läggas ut på vanliga forummoderatorer.

  • Öppna och stänga debatter
  • Planera propositionsordningar
  • Öppna och stänga omröstningar
  • Förklara hur mötet fungerar när frågor uppkommer
  • Hantera konflikter kring hur mötet ska genomföras
  • Ha sista ordet i frågan om vilka poster som moderatorer ska ta bort pga stötande innehåll eller liknande.

Moderering

Som i alla forumdebatter fyller moderatorerna en viktig funktion här. Dessa bör vara särskilt utvalda för forumårsmötet och mötesdeltagarna bör ha den annars ovanliga rätten att byta ut moderatorer om de upplever att de inte är lämpliga. Man bör lämna över makten över debatten till mötesdeltagarna. Kanske kan man begränsa den valbara skaran till de personer som normalt sätt modererar i föreningens forum eftersom det kan krävas särskild kompetens för att göra det på ett bra sätt.

Det är viktigt att moderatorerna är extra noggranna med att förklara sina beslut och åtgärder och att de aldrig tar bort något så att mötesordföranden inte kan återkalla det. Moderatorernas uppgift blir att på ett så opolitiskt sätt som möjligt underlätta ett bra debattklimat.

Debattklimat

På ett årsmöte, liksom på ett forum i vanliga fall, kan känslorna bli heta och debatten hård. Det är viktigt att man försöker hålla debattklimatet bra genom uppmuntran av en lyssnande, öppen och tillmötesgående debattstil. Föreningsledningen bör försöka föregå med gott exempel och undvika härskartekniker och nedlåtande behandling av medlemmar.Parallella frågor
Det finns inget som hindrar att lägga upp parallella trådar så att olika frågor kan behandlas samtidigt. Var då vaksam så att inte en fråga glöms bort för att en annan väcker stort intresse eller att frågor beror av varandra så att det är svårt att besluta i en fråga förrän en annan har behandlats.

Beslut

När en lagom tid, kanske 3 dagar, har gått kan tråden stängas och en tidsbegränsad poll kan läggas upp där medlemmarna röstar på de framlagda förslagen. Ett problem uppstår då det finns fler än 2 alternativ i en omröstning eftersom ett röstningsförfarande där alternativet som får flest röster inte fungerar med flera än två alternativ. På vanliga årsmöten löser man detta med att ställa upp en kontrapropositionsvotering/utslagsturnering för att slutligen ställa två förslag mot varandra. Men att göra detta med polls kan ta väldigt lång tid. Ett alternativ är att använda sig av rangordningsvotering för att på så sätt göra allt i en och samma omröstning.