Första årsmötet

Ert första årsmöte

På årsmötet har alla föreningens medlemmar rätt att medverka och påverka föreningens framtid och verksamhet. Det första årsmötet när föreningen skall startas blir lite speciellt och kallas ”konstituerande årsmöte”. Det är viktigt att protokollföra mötet så att era beslut bevaras för framtiden. Protokollet behöver ni även för att kunna öppna ett bankkonto.

starta.sverok.se finns det en mötesguide som sparar alla era uppgifter elektroniskt men ni kan om ni vill göra detta på egen hand genom att följa stegen nedan. För hjälp med det kan ni använda er av det här exempelprotokollet.

a) Själva bildandet

Ni bestämmer er helt enkelt för att starta föreningen och vad den ska heta. Ni bestämmer också vilken sätesort föreningen ska ha, det vill säga var föreningen har sin huvudsakliga verksamhet.

c) Styrelse

För att vara en godkänd förening så måste föreningen ha en styrelse. De som sitter i styrelsen väljs varje år av föreningens medlemmar på årsmötet och ska bestå av minst en ordförande, en kassör och en sekreterare. Observera att en person i styrelsen inte kan inneha två olika uppdrag. Man kan alltså inte vara ordförande och kassör samtidigt.

e) Verksamhetsplan och budget

Vad ska er förening göra? Det är nu dags att formulera era tankar om detta i ord och besluta om på årsmötet. Verksamhetsplanen är något som beskriver vad er förening ska göra fram till nästa årsmöte, lite som ett slags uppdrag till styrelsen. Budgeten är samma sak fast gäller ekonomin, vad föreningen ska lägga pengar på. Båda är uppskattningar och ett av medlemmarnas sätt att påverka föreningen. Det är sedan upp till styrelsen att se till att verksamhetsplanen utförs och att budgeten följs. Se exempel nedan.

b) Stadgar

Föreningens regler/lagar. Dessa bestämmer hur föreningen fungerar och ska skötas, vad man som medlem har för rättigheter med mera. Vi rekommenderar att ni använder er av Sveroks standardstadgar då dessa täcker allt ni behöver.

Självklart kan ni välja helt egna stadgar, titta då gärna på standardstadgarna för att få inspiration och kom ihåg våra grundkrav: föreningen måste vara demokratisk och öppen för alla som vill vara med. Skolföreningar kan dock få begränsa sig till att endast vara öppen för skolans elever. Vill ni ha egna stadgar är det bra om ni frågar Sveroks kansli om era stadgar är okej innan ni beslutar om dem på det första årsmötet. Ring och fråga på 013-140600 eller maila stadgarna till info@sverok.se så får ni snabbt kommentarer tillbaka.

d) Revisor

Utöver styrelsen ska föreningen ha minst en revisor. Revisorns uppgift är att hålla koll på styrelsen och se till att de gör de saker som föreningens årsmöte sagt åt dem att göra. Revisorn ska även kolla så att bokföringen (ekonomin) stämmer. Observera att revisorn inte kan vara samma som en av de i styrelsen.

f) Bankkonto

För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok behöver ni ha ett bankkonto. Ni måste därför besluta att ni ska starta ett bankkonto i föreningens namn. Ni behöver även besluta vilka personer som ska vara firmatecknare, alltså de som har rätt att ta ut pengar från kontot. Om ni vill att dessa personer ska ha rätt att ta ut pengar från kontot var för sig så ska de vara ”firmatecknare med rätt att teckna kontot var för sig”. I annat fall så måste de gå till banken gemensamt för att få ta ut pengar, vilket är lite mer omständigt. Ett beslut att starta ett bankkonto kan se ut som följer:

”Styrelsen beslutade att föreningen ska starta ett bankkonto hos Sverok där Mårten Gås 19871230-6654 och Kalle Anka 19861214-2578 ska vara firmatecknare med rätt att teckna kontot var för sig.”

Här kan ni hitta hur ni kan starta ett bankkonto för er förening.

Exempel på hur verksamhetsplan och budget kan se ut:

Verksamhetsplan: Spelträffar så ofta som möjligt men minst varje onsdag och söndag, spelinköp, medlemsvärvning, årsmöte i februari, styrelsemöten en gång per månad, åka på spelkonvent och LAN.

Budget
  • Intäkter
    Medlemsavgifter 300 kr
    Bidrag 2500 kr
    Godis och fika 250 kr
    Summa: 3050 kr

 

Utgifter
Spelträffar 500 kr
Spelinköp 1500 kr
Årsmöte 300 kr
Möten 200 kr
Godis och fika 250 kr
Övrigt 300 kr
Summa 3050 kr