Att hålla ett årsmöte

Checklista inför årsmötet

Då årsmötet är grundläggande för en förening följer här en noggrann genomgång över hur ni bör gå tillväga. Det är viktigt att besluten som ni tar på årsmötet blir giltiga. Det brukar kallas att årsmötet är behörigt eller beslutsmässigt. För att lyckas med det behöver ni göra några viktiga förberedelser!

Bestäm tid och plats

Besluta i styrelsen om datum, tid och plats för årsmötet. Välj ett datum och en plats så att så många som möjligt kan komma. Ju fler som kommer, desto bättre årsmöte.

Bestäm hur mötet ska hållas

Det vanliga är att styrelsen kommer överens om en lokal där ni ska ha årsmötet. En annan möjlighet är att hålla årsmötet på internet, exempelvis med hjälp av forum och/eller irc. Är ni en stor förening rekommenderar vi att årsmötet hålls över nätet, så att så många som möjligt kan delta. Om ni har en fysisk lokal ska även denna vara anpassad för att så många som möjligt kan delta. Om ni vill veta mer och få nyttiga tips kan ni höra av er till Sveroks föreningsutvecklare Sanna Hedlund, på sanna.hedlund@sverok.se.

Förbered verksamhetsberättelsen

I verksamhetsberättelsen berättar styrelsen om vad föreningen hade för sig förra året. Det ska också rapporteras till Sverok och är särskilt viktigt när ni söker bidrag.

Läs era stadgar

För att ha koll på när kallelsen ska skickas ut, vad som ska tas upp på mötet, osv, behöver ni veta vad era stadgar säger om årsmötet. Era stadgar hittar ni i eBas under fliken Föreningens Uppgifter.

Skicka ut kallelsen

Alla medlemmar måste, enligt standardstadgarna, minst två veckor före mötet få veta när och var det kommer att vara, annars är inte mötet giltigt. Har ni inte förbundets standardstadgar kan det stå något annat än två veckor i era stadgar. I kallelsen ska dagordningen för mötet också finnas med.

Ofta är det många långa och konstiga ord i en årsmöteskallelse, och att fånga medlemmarnas uppmärksamhet med saker som direkt anknyter till dem kan ha stor effekt. Som kallelserubrik kan man skriva något dramatiskt som tex ”Vill du ha gratis (något ni vill erbjuda) hos föreningen?” eller ”Vill du att din mamma ska börja spela hos oss?” eller ”Föreningen har xxxxxx kr i år, vad ska hända med dem?”. Detta följs sedan av en kort, enkel uppmaning att komma till platsen för mötet vid rätt tid för att vara med och bestämma om detta. Därefter kan man ha dagordning och annan information, men då har man redan fångat medlemmarnas uppmärksamhet.

Förbered den ekonomiska berättelsen

Den ekonomiska berättelsen kan vara mer eller mindre detaljerad, men ska på ett tydligt sätt visa hur mycket pengar föreningen hade förra året, vad som gjordes för pengarna och hur mycket pengar som blev kvar till i år.

Begär in revisionsberättelsen

Revisorns uppgift är att kontrollera att styrelsen skött föreningen på ett bra sätt. För att göra detta måste revisorn få se på allting som styrelsen gjort under året. Det kan vara protokoll från styrelsemöten, kvitton och kontoutdrag. På årsmötet redovisar revisorn hur kontrollen gått, vanligtvis skriftligen i en så kallad revisionsberättelse.

Förbered verksamhetsplan och budget

På årsmötet ska medlemmarna bestämma vad föreningen ska göra under året. Aktiviteterna brukar man skriva i en verksamhetsplan, och hur pengarna ska spenderas (eller sparas) presenteras i en budget. Det är bra om styrelsen har ett förslag på verksamhetsplan och budget till mötet, så att man har något att utgå ifrån när det är dags att diskutera de punkterna.

Gör något skoj av er demokratifest!

Årsmötet är det viktigaste som händer för föreningen på ett år, men det betyder inte att det inte får vara kul! Fundera över vad era medlemmar skulle uppskatta för aktiviteter i samband med årsmötet och försök att göra så många som möjligt av dessa. Det kan till exempel vara:

Anordna en turnering eller liknande i samband med mötet
Där får bara de som varit på mötet delta. Ge turneringen status genom att exempelvis annonsera att årets spelare ska utses genom den turneringen, så kommer folk vilja vara med och får årsmötet på köpet (och lär sig att de kan vara med och påverka).

Bjud på något trevligt på mötet
På fysiska årsmöten brukar man bjuda på fika eller liknande, eller locka med tårta, mat eller dylikt. Som onlineförening kanske ni kan erbjuda spelkoder eller skins till alla eller en del som tack för att de varit med.

Specialtitlar
Dela ut en specialtitel för de som hänger på ert forum eller discordkanal där det syns vilka som var på årsmötet. Det kan göra deltagandet synligt, ge det status och dessutom ge tyngd åt det de medlemmarna skriver sedan (då de uppenbarligen varit med och bestämt saker tidigare).

Erbjud medlemmarna en crash-course i årsmöte en stund innan det är dags 
Många kommer inte på möten för att de känner att de inte förstår eller vågar när de inte känner sig hemma på sådant. Använd t ex Sveroks youtube-klipp eller om ni vill ha en specialdesignad kurs som är ännu kortare, roligare och lättförståelig. Det går att ha infoklipp om allt möjligt, för att göra medlemmarna mindre förvirrade och känna sig mer i kontroll över situationen.

Nu är ni redo!

Det var förberedelserna! Använd gärna årsmötesguiden om ni känner er osäkra eller vill ha stöd i att genomföra mötet!

Glöm inte att rapportera in i eBas när ni är klara.

RAPPORTERING

Efter årsmötet är det dags att fylla i och lämna in årsrapporten hos Sverok. 15 februari 2019 är sista dagen att rapportera för 2018, för att få ungdomsföreningsbidrag för 2017.