Att hålla årsmöte

Att hålla årsmöte

Årsmötet är föreningens högst beslutande organ. På årsmötet går ni igenom det gångna årets verksamhet och hur föreningens pengar har använts. Ni bestämmer också hur verksamheten ska se ut under det kommande året.  Dessutom väljer ni en styrelse och andra förtroendevalda som ska ansvara för arbetet i föreningen fram till nästa årsmöte. På årsmötet har alla medlemmar i föreningen samma rätt att vara med och besluta. Det är viktigt att alla kallas till mötet, får reda på vad som ska tas upp och ges samma chans att uttrycka sig och delta i besluten. 

Här hittar ni information om hur ni förbereder och genomför årsmötet!

Årsmötesguiden

Det enklaste sättet att hålla årsmöte i en Sverokförening är att använda Årsmötesguiden som finns i eBas. Där finns alla steg, från förberedelse till genomförande och efterarbete med, och ni behöver inte vara oroliga för att missa något. Årsmötesguiden hittar ni genom att logga in till ert föreningskonto i eBas och klicka er fram till Årsmöte>Årsmötesguiden>Starta.

Skilltree

I Sveroks utbildningsplattform Skilltree finns en kurs om årsmöte och en om mötesteknik. Är ni nya som förening, eller bara vill påminna er om hur det här med årsmöte funkar, är kurserna ett perfekt sätt för er att lära er mer.

Förbered mötet

Inför årsmötet är det flera olika saker som ska förberedas, både av styrelsen och de andra förtroendevalda men även av medlemmarna.

Styrelsens ansvar

  • Bestäm var, när och hur mötet ska genomföras (oftast står det i stadgarna när på året ni ska ha ert årsmöte, så kolla där!)
  • Förbered verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse (Här berättar ni vad föreningen gjort under det gångna året, och redovisar vad som hänt med föreningens ekonomi)
  • Skriv dagordningen, med alla punkter som ska tas upp under mötet (Hur dagordningen ska se ut finns nedskrivet i era stadgar, kolla där!) 
  • Förbered en verksamhetsplan och en budget (dessa dokument blir styrelsens förslag till vad föreningen ska göra och använda sina pengar till under det kommande året)
  • Lämna allt underlag som revisorn behöver för att göra revisionsberättelsen (till exempel styrelseprotokoll och ekonomisk redovisning)
  • Bjud in alla medlemmar till årsmötet. I stadgarna står det hur långt före mötet inbjudan (som brukar kallas “kallelsen”) ska skickas ut. Det är viktigt att varje medlem får en personlig inbjudan, via exempelvis mail, DM, sms eller post. 

Utöver detta kan styrelsen också förbereda andra förslag som den vill att årsmötet ska diskutera och fatta beslut om. 

Revisorns ansvar

  • Granska styrelsens arbete och föreningens ekonomi under det gångna året och skriva en revisionsberättelse. Där berättar revisorn om allt ser bra ut och om hen tycker att styrelsen bör beviljas ansvarsfrihet. 

 

Valberedningens ansvar

  • Har föreningen en valberedning ska den förbereda personvalen. Detta kan göras på många olika sätt och är beroende av vilka behov som finns i föreningen. Vanligast är att valberedningens arbete resulterar i en lista med förslag på vilka personer som ska väljas till föreningens styrelse, revisor och eventuella andra förtroendeuppdrag. 

 

Medlemmarnas ansvar

Föreningens medlemmar förbereder sig för mötet genom att läsa all information som styrelsen skickar ut. Medlemmarna kan också lämna förslag (så kallade "motioner") till mötet och kandidera till de olika uppdrag i föreningen som ska väljas på årsmötet.

Genomför mötet - Gör något skoj av er demokratifest!

Årsmötet är en viktig händelse i föreningen, men det betyder inte att det inte får vara kul! Fundera över vad era medlemmar skulle uppskatta och försök göra mötet till en rolig och positiv upplevelse. Här kommer några exempel på vad ni kan göra:

Turnering i en eller flera av era verksamhetsgrenar
Anordna en turnering i samband med mötet och ge turneringen status genom att exempelvis annonsera att "årets spelare" ska utses bland mötesdeltagarna. Detta kan vara ett sätt att få dem som kanske inte är så intresserade av själva mötet att ändå delta och inse att det inte är något farligt.

Specialtitlar eller hedersutmärkelser
Använd årsmötet för att dela ut specialtitlar eller hedersutmärkelser för medlemmar eller grupper av medlemmar som gjort bra saker i föreningen under året. Detta kan vara ett fint sätt att uppmärksamma dem som arbetar för föreningens utveckling och skapa en trevlig stund under mötet där ni får fira allt bra som gjorts under det gångna året.

Bjud på något trevligt på mötet
På fysiska årsmöten brukar det vara trevligt att bjuda på fika eller något annat att äta. Ska ni ha årsmötet online kan ni till exempel erbjuda spelkoder eller skins till deltagarna som tack för att de varit med. Fundera på vad era medlemmar skulle uppskatta och utgå från det.

Erbjud medlemmarna en crash-course i årsmöte
En vanliga anledning till att medlemmar väljer att inte delta på föreningens årsmöten är att de känner att de inte förstår riktigt vad det handlar om. Ni kan hjälpa medlemmarna och öka deltagandet genom att hålla en liten introduktion eller frågestund till de som vill innan själva mötet börjar. Ta hjälp av kurserna om årsmöte och mötesteknik som finns på Skilltree, och använd informationen om årsmötets olika delar som finns på sidan Årsmötet - Steg för steg här på medlemsportalen.

Efter mötet - fira och rapportera!

Efter årsmötet har ni all anledning att känna er riktigt stolta och nöjda. Glöm inte att fira att ni är färdiga med mötet och därmed är redo för ett nytt år med föreningen!

När mötet är slut är det också dags att skicka in protokollet och lämna in årsmötesrapporten till Sverok. Allt detta gör ni i eBas. Använder ni Årsmötesguiden för ert möte så skapas rapporten automatiskt, och protokollet skickas in och signeras som avslutning, så då behöver ni aldrig vara oroliga för att glömma något. Även om ni inte använder guiden är det bäst att rapportera årsmötet till Sverok direkt när det är slut. Behöver ni vänta så är den 15 februari varje år sista dagen att rapportera för föregående år. Läs mer om rapportering här.

Digitala årsmöten

Ibland kan ni behöva hålla årsmötet digitalt, till exempel om era medlemmar befinner sig på olika orter. Här finns lite tips på vad ni kan tänka på.

Välj en plattform som passar er
En av de första utmaningarna ni kommer stå inför är vilken plattform ni ska ha årsmötet på. Välj en plattform ni är bekväma med och har ni redan en plattform ni använder i föreningen är det oftast enklast att använda den, om ni till exempel redan har en Discord-server ni använder.

Fatta beslut digitalt
När ni planerar ert digitala årsmöte behöver ni tänka på hur ni ska fatta beslut. Är ni inte många kan det räcka med att använda acklamation där alla slår på micken och säger ja för att fatta ett beslut. Är ni flera kan det däremot vara en bra idé att fatta beslut i text, till exempel genom att mötesordföranden skriver yrkandet och så får alla reagera på inlägget för bifall eller avslag.

Utnyttja plattformen
Även om digitala årsmöten kan ha en del utmaningar finns det också flera möjligheter som ni kan utnyttja, speciellt om ni utnyttjar er plattform till fullo. Till exempel kan ni göra dedikerade kanaler för röstlängden och talarlistan, där folk då bara kan skriva sitt namn, så kan ni enkelt hålla koll på vilka som står på talarlistan eller skriva in röstlängden till protokollet.

Sitt inte för länge
Under digitala möten är det ännu viktigare att inte sitta för länge. Därför är det bra att försöka ta pauser ofta, ungefär efter var 40 minut. Det kan också vara bra att eventuellt ha bestämd debattid i varje fråga om ni har många punkter att behandla.

Ett annat sätt att spara tid är också att använda sig av omvänd acklamation i vissa frågor, till exempel när ni ska gå till beslut. Det betyder att mötesordföranden bara frågar om någon är emot.

Lär dig mer

Vill du lära dig mer att hålla om digitala årsmöten finns en utbildning på Skilltree, där vi tittar på olika plattformar och upplägg, hur ni kan fatta beslut digitalt och även hur ni håller ett årsmöte helt inne på Discord.