Årsmötesguiden

Årsmötesguiden

En ideell förenings högsta beslutande funktion är årsmötet. På årsmötet har alla medlemmar rätt att delta, föreslå saker och rösta om besluten. Årsmötet ska som namnet antyder hållas en gång per föreningens verksamhetsår. I föreningens stadgar står det hur årsmötet ska hållas, så håll koll där för att veta vad som gäller för er.

Här följer en genomgång av alla mötespunkter med en beskrivning av vad de innebär, vad ni ska rösta om och vad som ska komma med i protokollet. Årsmötesguiden utgår från Sveroks standardstadgar, men har ni andra punkter är det förstås bara att hoppa över eller lägga till så det passar ert möte.

Tips: kolla igenom årsmötesfilmen för en genomgång i bild och ljud!

1. Mötets öppnande

När mötet ska starta enligt kallelsen så får någon öppna mötet, exempelvis föreningens ordförande. Ofta genom att säga: ”Härmed förklaras mötet öppnat.” Nu har mötet alltså startat.

  • Vad ska mötet rösta om?
    På den här punkten röstar inte mötet om något.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Det behöver inte stå något mer än rubriken på den här punkten.
    Ibland skriver sekreteraren in vem som öppnade mötet.

2. Mötets behörighet

Om alla medlemmar blev kallade i tid enligt era stadgar så är mötet giltigt. För att kunna få bidrag från Sverok måste ert möte vara giltigt. Ni kan även notera hur många som kommer till årsmötet. Ju större del av föreningens medlemmar som är närvarande desto bättre. Styrelsen berättar hur kallelsen till mötet har gått till, och vad som står i era stadgar. Mötet röstar sedan om behörigheten. Har mötet kallats till i enlighet med vad stadgarna säger, och alla medlemmar har fått kallelsen skickad till sig, så är det behörigt.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Om mötet kallats på rätt sätt, dvs om mötet godkänns som behörigt.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga om mötet ansågs behörigt eller inte.

3. Val av mötets ordförande

Ni ska välja en ordförande för mötet, som har till uppgift att leda mötet, besluten och fördela ordet bland de som vill prata. Rösta om de alternativ som finns! Den med flest röster blir vald till mötesordförande.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Vem som ska vara mötesordförande.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga vem som blev mötesordförande.

4. Val av mötets sekreterare

Mötets sekreterare är den som antecknar vad som beslutas på mötet. Detta kallas för årsmötesprotokollet. Det ska sparas så den nya styrelsen vet vad de ska göra fram till nästa årsmöte och så att intresserade medlemmar kan läsa om vad som bestämts. Rösta om de alternativ som finns! Den med flest röster blir vald till mötessekreterare.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Vem som ska vara mötessekreterare.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga vem som blev mötessekreterare.

5. Val av två personer att justera protokollet

Eftersom sekreteraren kan skriva fel i protokollet finns det två personer som kontrollerar texten efter mötet. När de kollat att allt stämmer skriver de under protokollet. Det är sekreteraren som ser till att protokollet kontrolleras av justerarna. Mötet kan bestämma att ha en justerare istället för två. Ibland fungerar justerarna också som rösträknare på mötet. Rösta om de alternativ som finns! De med flest röster blir valda till justerare.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Vem/vilka som ska vara justerare.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga vem/vilka som blev justerare.

6. Styrelsens verksamhets berättelse för förra året

Styrelsens presenterar en sammanfattning av vilken verksamhet föreningen ägnade sig åt under förra året; en verksamhetsberättelse. Presentationen kan se ut på olika sätt, det viktiga är att medlemmarna hänger med på vad som hänt både i föreningens verksamhet och vad styrelsen har gjort. Den här berättelsen sparas i protokollet, med eventuella ändringar om mötet tycker att det behövs.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Om verksamhetsberättelsen kan godkännas, eventuellt med ändringar som mötet bestämmer. Detta brukar kallas att ”lägga verksamhetsberättelsen till handlingarna”.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga om verksamhetsberättelsen godkändes som den var, med ändringar, eller om den inte godkändes alls.

7. Ekonomisk berättelse för förra året

Styrelsen presenterar föreningens ekonomi från förra året. Vanligtvis brukar en ekonomisk berättelse innehålla information om hur mycket pengar föreningen hade i början och i slutet av året (balansräkning). Styrelsen tar också upp vad föreningen fått in för pengar och vad pengar har använts till (resultaträkning). Presentationen kan se ut på olika sätt, det viktiga är att medlemmarna hänger med på vad som hänt med föreningens pengar. Den här berättelsen sparas i protokollet, med eventuella förtydliganden om mötet tycker att det behövs.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Om den ekonomiska berättelsen kan godkännas, eventuellt med ändringar som mötet bestämmer. Detta brukar kallas att ”lägga den ekonomiska berättelsen till handlingarna”.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga om den ekonomiska berättelsen godkändes som den var, med ändringar, eller om den inte godkändes alls.

8. Revisorernas berättelse för förra året

Revisorerna skriver till årsmötet en revisionsberättelse. Där berättar revisorerna om styrelsen har skött föreningen på rätt sätt under året, t ex om de har följt förra årsmötets beslut samt föreningens stadgar. Dessutom lägger revisorerna förslag till årsmötet om huruvida den avgående styrelsen ska få ansvarsfrihet eller inte. Revisorernas berättelse sparas i protokollet.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Om revisorsberättelsen kan godkännas, eventuellt med ändringar som mötet bestämmer. Detta kallas att ”lägga revisorsberättelsen till handlingarna”.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga om revisorsberättelsen godkändes som den var, med ändringar, eller om den inte godkändes alls.

9. ANSVARSFRIHET FÖR FÖRRA ÅRETS STYRELSE

Medlemmarna bestämmer här om man ger den avgående styrelsen ansvarsfrihet för det senaste verksamhetsåret. Det får styrelsen i de allra flesta fall. Ansvarsfrihet innebär att medlemmarna inte tänker polisanmäla styrelsen för det som styrelsen berättat och att de godkänner styrelsens hantering av föreningen och dess ekonomi. Har styrelsen låtit bli att berätta något gäller inte ansvarsfriheten för detta.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Om föregående styrelse kan få ansvarsfrihet för förra året.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga om styrelsen fick ansvarsfrihet eller inte. Om inte, skriv med vad som ska göras åt saken.

10. Motioner

Om en medlem eller styrelsen har lämnat in ett förslag till mötet i förväg kallas detta för motion. (I vissa fall kan en motion från styrelsen kallas proposition, men i Sverok kallar vi allt motioner.) En motion kan handla om vad som helst som har med föreningen att göra. Skapa en mötespunkt för varje motion, så att de blir egna frågor i dagordningen med egna omröstningar. Möjliggör också för den som har lämnat motionen att presentera den och svara på frågor innan ni går till beslut.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Om motionerna var för sig kan godkännas, godkännas med ändringar, eller avslås.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Varje motion som en egen punkt samt vad resultatet av omröstningarna blev, det vill säga om respektive motion godkändes (eventuellt med ändringar) eller inte.

11. Årets verksamhetsplan

Här bestämmer medlemmarna tillsammans vad föreningen ska göra fram till nästa årsmöte. Styrelsen ska under året se till att verksamhetsplanen följs. Det är bra om styrelsen förbereder ett förslag som medlemmarna kan diskutera och ändra på mötet. Det är lättare än att alla personer på mötet tillsammans ska försöka skriva en text från grunden, även om det också går att göra förstås.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Om verksamhetsplanen kan godkännas, godkännas med ändringar, eller avslås.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga om verksamhetsplanen godkändes (eventuellt med ändringar) eller inte.

12. Årets budget och fastställande av medlemsavgift

I budgeten bestämmer medlemmarna vad det de vill göra i verksamhetsplanen får kosta. Kom ihåg att också ta med vilka pengar som föreningen kommer att få in under året. Även här är det bra om styrelsen har ett förslag som mötet kan diskutera. Mötet beslutar också om föreningens medlemsavgift, vilket är pengar som ska tas med i budgeten.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Om budgeten kan godkännas, godkännas med ändringar, eller avslås.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga om budgeten godkändes (eventuellt med ändringar) eller inte.

Alla medlemmar har rätt att kandidera till styrelsen, och kan göra så genom att bli nominerad av någon annan eller själv säga att man vill kandidera. Man kan antingen göra det innan mötet genom att höra av sig till valberedningen (eller sittande styrelse om det inte finns någon valberedning), eller på själva mötet genom att presentera sig under dagordningspunkt nummer 13.

13. Val av årets styrelse

Det har blivit dags att välja föreningens styrelse. Det är styrelsen som bland annat ser till att det ni bestämmer på årsmötet uppfylls under året, är kontakten utåt och sköter föreningens pengar. Föreningar i Sverok behöver ha minst tre personer i styrelsen, men ni kan välja hur många ni vill. Låt de som vill ställa upp till styrelsevalet berätta lite om varför de skulle göra ett bra jobb, och rösta sedan.

För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok ska den vara oberoende av andra Sverokföreningar. Ni bör därför undvika att flera stycken i er styrelse även är med i styrelsen i en annan Sverokförening. Fråga personerna innan valet om de är invalda i någon annan Sverokförenings styrelse.

För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok ska den även vara oberoende av företag. Därför får föreningen inte välja in någon person i styrelsen som företräder ett företag som föreningen har betydande affärer med. Fråga personerna innan valet så att ni inte råkar välja någon som gör att era bidrag äventyras!

 

  • Vad ska mötet rösta om?
    Om vilka som ska sitta i styrelsen.
    Ibland röstar mötet om specifika poster, alltså vem som ska bli ordförande, sekreterare, kassör, etc. Det står i era stadgar om ni ska göra detta.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga vilka som valdes till styrelsen och eventuellt till vilka poster.

14. Val av årets revisor

För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok måste ni välja minst en revisor. Revisorns uppdrag är att kontrollera att styrelsen följer verksamhetsplan och budget. Ni kan inte välja någon som redan sitter i styrelsen eftersom det är styrelsen som revisorn ska kontrollera. Därför är det också olämpligt att välja en revisor som är släkt med någon i styrelsen (detta brukar kallas för jäv). En revisor måste inte vara medlem i föreningen, men bör vara myndig.

Låt de som vill ställa upp till revisorsvalet berätta lite om varför de skulle göra ett bra jobb, och rösta sedan. Ni kan också ha ersättare till revisorn, som går in om den ordinarie personen inte har möjlighet.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Om vem som ska vara revisor.
    Om vem som ska vara revisorsersättare, om ni har sådana.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga vilka som valdes till revisor och eventuellt revisorsersättare.

15. Val av årets valberedare

Valberedningens uppgift är att förbereda kandidater till nästa styrelse, revisor och valberedning. Man måste inte ha en valberedning, och i små föreningar är det vanligt att styrelsen förbereder valen istället.

Bestäm om ni vill ha en valberedning, och låt de som vill ställa upp i valet berätta lite om varför de skulle göra ett bra jobb. Rösta om vilka som ska ingå i valberedningen. Skulle det bli lika går det bra att lotta om vem som ska ingå i valberedningen, eller öka antalet platser.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Om föreningen ska ha en valberedning, och i så fall hur många som ska ingå där.
    Om vilka som ska ingå i valberedningen.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga om föreningen ska ha en valberedning, och vilka som i så fall valdes till valberedning.

16. Övriga frågor

Här kan medlemmarna ta upp saker som de vill att föreningens årsmöte ska bestämma. Till skillnad från motioner är övriga frågor inte inskickade i förväg, utan är förslag och idéer som medlemmarna tar upp på plats. Det är rekommenderat att ni skapar en mötespunkt för varje övrig fråga, så att de blir egna frågor i dagordningen med egna omröstningar. Kontrollera också i stadgarna om beslut i övriga frågor fattas på annat sätt en vanliga förslag på årsmötet.

  • Vad ska mötet rösta om?
    Om de övriga frågorna innehåller förslag som behöver beslutas om, så ska de röstas om.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    De övriga frågorna som underpunkter, dvs 16a, 16b, 16c…
    Vad resultatet av omröstningarna blev, det vill säga om respektive förslag godkändes (eventuellt med ändringar) eller inte.

17. Mötets avslutande

Härmed förklaras mötet avslutat. Bra jobbat! Fira med att dela ut lite high fives, spontana glädjerop, spela spel, äta tårta eller något annat som visar hur kul ni haft och hur duktiga ni varit!

  • Vad ska mötet rösta om?
    På den här punkten röstar inte mötet om något.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Det behöver inte stå något mer än rubriken på den här punkten.
    Ibland skriver sekreteraren in vem som avslutade mötet.

Efter mötet

Efter mötet renskriver sekreteraren protokollet och visar för justerarna. Om justerarna har kommentarer, så säger de till. Sekreteraren rättar protokollet tills det visar vad mötet bestämde på ett sätt som justerarna är nöjda med. Därefter skriver mötessekreteraren och justerarna under protokollet (ibland gör också mötesordföranden det), och det läggs upp på föreningens hemsida och/eller i föreningspärmen.

Den gamla styrelsen kallar till en träff med nya styrelsen för att lämna över information, nycklar, lösenord, med mera. När den nya styrelsen har koll på läget är det bara att börja med årets planer! Kolla gärna in filmen om överlämning för smarta tips och råd.

Det är även dags att fylla i och lämna in årsrapporten hos Sverok, 15 februari 2019 är sista dagen att rapportera för 2018, för att få ungdomsföreningsbidrag för 2017.