Årsmötet – Steg för steg

Årsmötet – Steg för steg

En ideell förenings högsta beslutande organ är årsmötet. Här följer en genomgång av alla mötespunkter som ska finnas med på ett årsmöte. Vi utgår från Sveroks standardstadgar och går igenom de punkter som enligt Sveroks regler alltid ska tas upp på årsmötet. Din förening kan göra det extra smidigt för er själva genom att använda er av funktionen ”Årsmötesguiden” i eBas. Då får ni automatiskt med allt och fixar protokollet och rapporteringen på samma gång.

1. Mötets öppnande

När mötet ska börja behöver någon formellt öppna det. Ofta är det föreningens ordförande som gör detta, genom att säga till exempel: ”Härmed förklaras mötet öppnat.”

  • Vad ska mötet besluta om?
    På den här punkten fattas inga beslut.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Det behöver inte stå något mer än rubriken på den här punkten. Ibland skriver sekreteraren vem som öppnade mötet.

2. Beslut om mötets behörighet

Här bestämmer ni om mötet är behörigt eller inte. Styrelsen berättar vilka behörighetskrav som finns i era stadgar och om dessa har följts eller inte. Mötet beslutar sedan om behörigheten. Ni kan besluta att mötet inte är behörigt även om det inte är behörigt enligt stadgarna, men då är det viktigt att alla är överens om det och att det skrivs tydligt i protokollet.

Skulle ni besluta att mötet inte är behörigt måste det därefter avbrytas och sedan genomföras på nytt vid ett senare tillfälle.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Om mötet är behörigt och kan genomföras.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vad resultatet av omröstningen blev, det vill säga om mötet ansågs behörigt eller inte.

3. Val av mötets ordförande

Här väljer ni en ordförande för mötet. Ordföranden kan men behöver inte vara föreningens ordförande. Ordförandens uppgift är att leda mötet och fördela ordet bland de som vill prata. Har föreningen en valberedning har den ofta tagit fram ett förslag på mötesordförande. Alla som deltar på mötet får också lämna förslag. Finns fler förslag än ett genomför ni en omröstning om vem som ska vara ordförande för mötet.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Vem som ska vara mötesordförande.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vem som valdes till mötesordförande.

4. Val av mötets sekreterare

Här väljer ni en mötessekreterare. Det kan men behöver inte vara föreningens sekreterare. Sekreterarens uppgift är att anteckna vad som sägs och beslutas på mötet i årsmötesprotokollet. Har föreningen en valberedning har den ofta tagit fram ett förslag på mötessekreterare. Alla som deltar på mötet få också lämna förslag. Finns fler förslag än ett genomför ni en omröstning om vem som ska vara sekreterare för mötet.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Vem som ska vara mötessekreterare.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vem som valdes till mötessekreterare.

5. Val av minst en person att granska protokollet efter mötet, samt vid behov vara rösträknare

Den/de som granskar protokollet efter mötet kallas för ”justerare” eller ”justeringspersoner”. Justerarens uppgift är att läsa igenom protokollet och kontrollera att inget blivit fel eller glömts bort. När justeraren gjort det ska den signera protokollet, antingen digitalt (i eBas eller via någon annan signeringstjänst), eller genom fysisk namnteckning. Vanligast är att mötets deltagare föreslår justerare. Finns fler förslag än vad som behövs genomför ni en omröstning om vem/vilka som ska vara justerare.

De som väljs till justerare har också i uppgift att, om behovet uppstår, räkna röster vid omröstningar.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Vem/vilka som ska vara justerare och rösträknare.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vilka som valdes till justerare och rösträknare.

6. Fastställande av röstlängd

Röstlängden är alla deltagare på mötet som har rösträtt. För att veta vilka som ingår i röstlängden skapar ni en lista med allas namn, det är denna lista som kallas röstlängden. Listan ska fastställas av mötet och skrivas ner i eller bifogas till protokollet.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Att den lista som skapats över de röstberättigade deltagarna godkänns som mötets röstlängd.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Att röstlängden fastställdes och vilka som ingick i den.

7. Fastställande av dagordning

Dagordningen är förteckningen över alla punkter som ska tas upp på mötet. Här kan deltagarna om de vill föreslå förändringar av den dagordning som styrelsen förberett och skickat ut inför mötet.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Att den förslagna dagordning ska godkännas, med eller utan eventuella ändringsförslag.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Att dagordningen fastställdes, med eller utan förändringar. Har förändringar gjorts ska det skrivas ner.

8. Styrelsens redovisning av förra årets verksamhet

Styrelsens presenterar här sin så kallade ”verksamhetsberättelse”. Det är en beskrivning av vilken verksamhet föreningen genomförde under förra året. Presentationen kan se ut på olika sätt, det viktiga är att det är tydligt vad som hänt i föreningen under året. Under mötet kan alla som vill det föreslå tillägg eller förändringar av verksamhetsplanen, om medlemmarna inte håller med om styrelsens beskrivning av verksamheten eller om något glömts bort.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Om verksamhetsberättelsen kan godkännas, eventuellt med ändringar som mötet bestämmer. Detta brukar kallas att ”lägga verksamhetsberättelsen till handlingarna”.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Om verksamhetsberättelsen godkändes och lades till handlingarna eller inte.
    Verksamhetsberättelsen ska klistras in i eller bifogas till protokollet. Om den bifogas skrivs namnet på bilagan i protokollet.

9. Styrelsens redovisning av förra årets ekonomi

Det här är det som kallas ”ekonomisk berättelse”. Styrelsen presenterar här föreningens ekonomi under det gångna året. Ofta brukar man visa hur mycket pengar föreningen hade i början och i slutet av året (detta kallas ”balansräkning”) och vad föreningens pengar har använts till (det kallas ”resultaträkning”). Presentationen kan se ut på olika sätt, det viktiga är att det är tydligt vad som hänt med föreningens pengar. Även här kan deltagarna föreslå förändringar om något behöver förtydligas eller inte verkar stämma.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Om den ekonomiska berättelsen kan godkännas, med eller utan eventuella ändringar. Detta brukar kallas att ”lägga den ekonomiska berättelsen till handlingarna”.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Om den ekonomiska berättelsen godkändes eller inte.
    Den ekonomiska berättelsen ska klistras in i eller bifogas till protokollet. Om den bifogas skrivs namnet på bilagan i protokollet.

10. Revisorernas redovisning av styrelsens arbete förra året

Revisorerna skriver till årsmötet en så kallad ”revisionsberättelse”. Där berättar revisorerna om styrelsen har skött föreningen på rätt sätt under året, t ex om de har följt förra årsmötets beslut samt föreningens stadgar. Revisorerna tittar också på föreningens ekonomi och undersöker om den skötts på rätt sätt. Revisorerna presenterar sin revisionsberättelse på mötet och  lämnar förslag till årsmötet om huruvida den avgående styrelsen ska få ansvarsfrihet eller inte.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Om revisorsberättelsen kan godkännas. Detta brukar kallas att ”lägga revisionsberättelsen till handlingarna”.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Om revisionsberättelsen godkändes eller inte. Berättelsen ska bifogas och namnet på bilagan ska stå i protokollet.

11. Beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse

Medlemmarna bestämmer här om man ger den avgående styrelsen ”ansvarsfrihet” för det senaste verksamhetsåret.  Ansvarsfrihet betyder att medlemmarna godkänner styrelsens hantering av föreningen och dess ekonomi. Det betyder att styrelseledamöterna inte är individuellt ansvariga för hanteringen av föreningen och dess ekonomi som de presenterat för medlemmarna på mötet. Har styrelsen låtit bli att berätta något gäller inte ansvarsfriheten för detta. I de allra flesta fall får styrelsen ansvarsfrihet.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Om styrelsen ska få ansvarsfrihet för det gångna året.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Om styrelsen fick ansvarsfrihet eller inte. Fick styrelsen inte ansvarsfrihet skriver ni också orsaken och vad som ska göras åt saken.

12. Behandling av förslag från styrelse och medlemmar

Om en medlem eller styrelsen har lämnat in ett förslag till mötet i förväg kallas detta för motion. (I vissa fall kan en motion från styrelsen kallas proposition, men i Sverok kallar vi allt motioner.) En motion kan handla om vad som helst som har med föreningen att göra. Skapa en mötespunkt för varje motion, så att de blir egna frågor i dagordningen med egna omröstningar. Möjliggör också för den som har lämnat motionen att presentera den och svara på frågor innan ni går till beslut.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Om motionerna var för sig ska godkännas, godkännas med ändringar, eller avslås.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Varje motion skrivs som en egen punkt där ni skriver vad mötet beslutade, det vill säga om respektive motion godkändes (eventuellt med ändringar) eller inte.

13. Beslut om årets verksamhetsplan

Här bestämmer medlemmarna tillsammans vad föreningen ska göra fram till nästa årsmöte. Det är bra om styrelsen förbereder ett förslag som medlemmarna kan diskutera på mötet. Om ni är en liten förening kan ni också göra så att alla deltagare tillsammans skapar verksamhetsplanen under mötet.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Om verksamhetsplanen kan godkännas, godkännas med ändringar, eller avslås.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Om verksamhetsplanen godkändes (eventuellt med ändringar) eller inte.

14. Beslut om årets budget och eventuell medlemsavgift

I budgeten bestämmer medlemmarna vad föreningens pengar ska användas till under det kommande året. Det är bra om styrelsen förbereder ett förslag som medlemmarna kan diskutera på mötet. Om ni är en liten förening kan ni också göra så att alla deltagare tillsammans skapar budgeten under mötet. Mötet beslutar också om föreningen ska ha en medlemsavgift under det kommande året, och hur stor den i så fall ska vara.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Om föreningen ska ha en medlemsavgift och hur stor den i så fall ska vara.
    Om budgeten ska godkännas, godkännas med ändringar, eller avslås.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Storleken på föreningens medlemsavgift, eller om det ska vara gratis att vara medlem.
    Om budgeten godkändes (eventuellt med ändringar) eller inte.

Alla medlemmar har rätt att kandidera till styrelsen och andra förtroendeuppdrag i föreningen. Det går lika bra att bli bli nominerad av någon annan eller nominera sig själv. Man kan nominera innan mötet genom att höra av sig till valberedningen (eller styrelsen, om det inte finns någon valberedning). Det går också bra att nominera under mötet.

15. Val av årets styrelse

Här väljer ni föreningens styrelse för det kommande året. Sverokföreningar behöver ha minst tre personer i styrelsen, varav en är ordförande, men ni kan välja fler än tre om ni vill det.

För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok ska den vara oberoende av företag. Därför bör föreningen inte välja in någon person i styrelsen som företräder ett företag som föreningen har betydande affärer med. Fråga personerna innan valet så att ni inte råkar välja någon som gör att era bidrag äventyras.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Om vilka som ska sitta i styrelsen. Finns fler förslag än platser i styrelsen genomför ni en omröstning om vilka som ska väljas.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vilka som valdes till styrelsen och eventuellt vem som valdes till vilket uppdrag (ordförande, sekreterare, kassör osv).

16. Val av årets revisor(er)

Här väljer ni föreningens revisor/revisorer. Föreningen behöver ha minst en revisor. Ni kan inte välja någon som redan valts till styrelsen eftersom det är styrelsen som revisorn ska kontrollera. En revisor måste inte vara medlem i föreningen.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Om vem/vilka som ska vara revisor under det kommande året. Finns fler förslag än vad som behövs genomför ni en omröstning om vilka som ska väljas.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Vem/vilka som valdes till revisor.

17. Val av årets valberedare

Här bestämmer om ni vill ha en valberedning och vilka som i så fall ska ingå i den. Sverokföreningar måste inte ha en valberedning (i små föreningar är det vanligt att styrelsen förbereder valen istället), men ni kan ha det om ni vill.

  • Vad ska mötet besluta om?
    Om föreningen ska ha en valberedning och hur många som i så fall ska ingå i den.
    Vilka som ska ingå i valberedningen.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Om föreningen ska ha en valberedning, och vilka som i så fall valdes till valberedning.

18. Mötets avslutande

När mötet är slut behöver någon avsluta det. Ofta är det mötesordföranden som gör det, genom att säga till exempel: ”Härmed förklaras mötet avslutat”. Därefter är det dags för er att klappa varandra på axeln och säga: ”Bra jobbat!” Fira med att dela ut lite high fives, spontana glädjerop, spela spel, äta tårta eller något annat ni gillar för att belöna er själva!

  • Vad ska mötet besluta om?
    På den här punkten fattas inga beslut.
  • Vad ska skrivas i protokollet?
    Det behöver inte stå något mer än rubriken på den här punkten.
    Ibland skriver sekreteraren vem som avslutade mötet.

Efter mötet

Efter mötet renskriver sekreteraren protokollet och visar för justerarna. Om justerarna har kommentarer, så säger de till. Sekreteraren rättar protokollet tills det visar vad mötet bestämde på ett sätt som justerarna är nöjda med. Därefter skriver mötessekreteraren och justerarna under protokollet (ibland gör också mötesordföranden det), och det läggs upp på föreningens hemsida och/eller i föreningspärmen.

Den gamla styrelsen kallar till en träff med nya styrelsen för att lämna över information, nycklar, lösenord, med mera. När den nya styrelsen har koll på läget är det bara att börja med årets planer!